Nếu bạn là một nhà quản lý hay thủ kho thì đây là bài viết dành cho bạn. Đã bao lần bạn thấy chán nản vì cái kho của mình? Đã bao giờ bạn thất bại trong việc bảo quản hàng hóa trong kho? Đã bao lần bạn cảm thấy quá tải thì hàng về một đống, kiểm không hết, cũng không biết để đâu cho phù hợp.
Nguyên nhân nào khiến bạn cảm thấy bế tắc khi bảo quản hàng hóa trong kho
Quy trình quản lý kho thiếu khoa học
Mỗi doanh nghiệp và mỗi cửa hàng sẽ có những sản phẩm khác nhau. Và do đó sẽ có quy trình quản lý kho tương đối khác biệt. Nhiều doanh nghiệp mới mở cũng chưa có một quy trình quản lý kho đúng đắn. Điều này dễ dẫn đến áp lực cho nhân viên quản lý kho nếu hàng hóa quá nhiều. Do đó việc xây dựng một chuẩn quy trình bảo quản hàng hóa trong kho là điều cần thiết.
Quy trình và thủ tục quản lý kho cơ bản
Nắm được quy trình này giúp thủ kho cũng như nhà quản lý có thể nắm bắt nhanh nhất tổng quát. Và bạn sẽ tự tin hơn khi tiếp quản bất kỳ kho hàng hóa nào. Bạn đừng coi thường những vấn đề cơ bản. Vì thành thạo nó sẽ giúp bạn đỡ quá tải khi công việc chất chồng như núi. Những điều cơ bản hóa ra lại là những thứ vi diệu nhất.
Sơ đồ kho
Bạn cần lập sơ đồ kho thông qua hệ thống kệ và phân bố chủng loại rõ ràng. Nếu có thay đổi thì phải cập nhật vào sơ đồ kho này. Sơ đồ giúp cho các nhân viên nếu lấy hàng cũng dễ dàng hơn. Và công tác quản lý, kiểm hàng cũng dễ hơn. Sơ đồ nên được dán trước cửa hoặc nơi dễ thấy. Sơ đồ cũng nên ghi rõ phần bố trí dây hút ẩm và thiết bị an toàn, thiết bị điện,..
Xuất nhập hàng
Kiểm tra kỹ chứng từ nhập/xuất và các giấy tờ liên quan theo đúng quy định
Thực hiện nhập/xuất và lưu các văn bản nhập hàng, yêu cầu xuất hàng. Sau đó chuyển cho bộ phân mua hàng và kế toán các giấy tờ cần thiết.
Theo dõi hàng hóa
Ghi phiếu nhập, phiếu xuất kho, phiếu ghi chú trên các kệ chứa hàng.
Dùng phần mềm để nhập phiếu xuất
Theo dõi số lượng hàng xuất nhập tồn hằng ngày và đối chiếu định mức tồn kho tối thiểu
Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu
Đảm bảo mỗi loại hàng đều phải có đinh mức tồn kho tối thiểu
Nếu số lượng hàng hóa xuất/nhập biến động lớn hoặc nhanh thì phải đề xuất nhà quản lý thay đổi định mức cho phù hợp.
Cần theo dõi số lượng tồn kho tối thiểu hằng ngày
Thực hiện thủ tục đặt hàng của kho
Định kỳ lập các phiếu yêu cầu mua hàng hoặc đơn hàng nhập khẩu
Theo dõi quá trình nhập hàng, đôn đốc mua hàng
Trực tiếp làm thủ tục mua hàng và theo dõi nhập hàng.
Sắp xếp hàng và kiểm tra hàng hóa trong kho
Trực tiếp xếp hàng và đảm bảo hàng hóa tránh bị đổ vỡ hay ẩm ướt.
Nên kiểm tra các loại dây đai chằng hàng nếu có
Nhiều thùng hàng có thể sẽ có nhãn cảnh báo va đập, nên kiểm tra nhãn này trong quá trình giao hàng.
Đối với mặt hàng cần chống ẩm thì nên bố trí dây chống ẩm hoặc túi hút ẩm ở nơi thích hợp
Trên đây là các bước quản lý và thủ tục khái quát giúp bạn nhanh chóng nắm bắt công việc thủ kho. Hoặc đảm nhận vị trí kho ở một doanh nghiệp của hàng mới. Việc thành thạo và thao tác công việc nhanh ở các bước này rất quan trọng vì sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian rất nhiều. Nếu có tình huống mới phát sinh thì bạn cũng không bị lúng túng.
Sai lầm trong quản lý và bảo quản hàng hóa trong kho
Do nhiều doanh nghiệp khi mới thành lập chưa có một quy trình phù hợp nên rất dễ mắc sai lầm. Điều này dẫn đến công tác quản lý kho rất mất thời gian. Nhân viên làm thì nhiều nhưng hiệu quả công việc thì ít. Các sai lầm phổ biến nhất thường là:
Không dùng phần mềm quản lý kho
Đã đến thời kỳ 4.0 nhưng nhiều nhà quản lý vẫn giữ thói quen sổ sách bằng tay. Họ cho rằng ghi chép bằng tay sẽ tiện hơn và nhìn có vẻ chuyên nghiệp hơn chăng? Thực tế đã cho thấy việc ghi chép bằng tay tốn rất nhiều thời gian. Và việc kiểm kê lại cũng không phải chuyện đơn giản. Vì mực có thể phai trong khi chữ của nhiều người lại rất khó đọc.
Với nhiều phần mềm quản lý kho hoặc excel thì bạn đã có thể kiểm kê được rồi. Không chỉ laptop mà máy tính bảng và smartphone của bạn cũng có thể cài đặt được. Vì vậy dùng phần mềm quản lý nhiều khi lại tiện lợi hơn rất nhiều
Không xác định đúng định mức tồn kho
Bạn không thể nào đợi hàng hết hoàn toàn rồi mới nhập thêm hàng được đúng chứ? Hàng lúc nào cũng cần tồn kho một lượng nhất định để cung ứng kịp thời. Nhưng nhiều doanh nghiệp lại không tính đúng lượng hàng tồn kho cần thiết. Mà thường lưu hàng ít hơn hoặc nhiều hơn nhu cầu. Điều này làm doanh nghiệp cung ứng không đủ hàng hoặc lưu hàng quá nhiều, hao tốn chi phí bảo quản và mặt bằng.
Không sắp xếp hàng hóa, vật tư khoa học
Hàng hóa cần được xếp khoa học để quá trình giao nhận, tìm kiếm và chuyển đi được thực hiện nhanh chóng. Với những mặt hàng được nhập xuất thường xuyên và có số lượng lớn thì nên để gần cửa ra vào. Những mặt hàng dễ vỡ thì nên sử dụng dây đai composite chằng buộc chắc chắn. Với các thiết bị linh kiện cần tránh ẩm thì nên bố trí các gói hút ẩm hợp lý.
Không kiểm tra hàng thường xuyên
Kiểm tra hàng định kỳ là việc cần thiết để đối chiếu lượng hàng thực tế và trong số sách. Việc kiểm tra thường xuyên cũng giúp phát hiện nguy cơ gây hại cho hàng.
Nếu bạn cảm thấy bế tắc trong bảo quản hàng hóa trong kho. Bạn cần xem nguyên nhân trực tiếp đến từ đâu và tìm hướng khắc phục. Việc thành thạo các thao tác kiểm hàng và nhập xuất khá quan trọng vì nó sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian rất nhiều.
Cũng đừng bỏ quên các tiêu chuẩn vệ sinh an toàn trong kho. Liệu bạn có muốn nhà của mình có đầy chuột bọ? Trong kho cũng vậy. Hàng hóa cần phải được khô ráo và tránh các loại chuột bọ. Cũng nên bố trí các thiết bị an toàn như bình cứu hỏa, mền chống cháy để dập lửa khi cần thiết. Nếu kho không thông thoáng hoặc bị thán khí quá nhiều thì bạn nên đề xuất bố trí các thiết bị thông gió cần thiết. Bạn cần phải hiểu với vị trí là nhà quản lý, thủ kho thậm chí là kế toán kho. Thì kho chính là nhà của bạn, mọi thứ phải thật hoàn hảo. Điều này giúp bạn có tâm lý thoải mái tránh bị bế tắc trong công việc.
Bảo quản hàng hóa trong kho cần lưu ý những yếu tố gì?
Độ ẩm
Độ ẩm là yếu tố ảnh hưởng hàng hóa nghiêm trọng. Nếu thông khí không tốt hoặc nhiệt độ của kho thay đổi liên tục thì độ ẩm rất dễ đạt điểm bão hòa. Hơi nước khi bão hòa sẽ đọng lại thành các giọt nước bám lên tường kho hoặc hàng hóa. Hiện tượng này cũng thường được gọi là đổ mồ hôi hàng hóa.
Hơi ẩm quá cao làm hàng hóa dễ bị ẩm mốc hoặc gỉ sét. Vì vậy khi bảo quản hàng hóa trong kho cần có những chất dùng để hút ẩm hoặc biện pháp thông khí, điều hòa nhiệt độ.
Cháy nổ
Hàng hóa nào cũng có nguy cơ cháy nổ. Đặc biệt đối với các sản phẩm và mặt hàng quần áo. vải vóc. Nhiều trường hợp kho vải cháy nổ vì chập điện từ cục sạc pin điện thoại đã xảy ra. Do đó công tác an toàn cho kho hàng hóa rất cần thiết. Kho nên hạn chế người ra vào để giảm bớt nguy cơ gây hại cho hàng hóa. Đặc biệt cấm hút thuốc và sạc pin điện thoại trong kho để chặn đứng nguy cơ gây cháy. Kho nên có các thiết bị hỏa hoạn để ứng phó khi cần thiết.
Hy vọng những kiến thức về bảo quản hàng hóa trong kho cơ bản phía trên sẽ giúp bạn. Bạn sẽ không bị chán nản và có thể tự tin tiếp nhận nhiều hàng hóa hơn.
